Błąd deszyfracji oferty elektronicznej wymaga natychmiastowego ustalenia, czy problem dotyczy samego pliku, procesu szyfrowania, podpisu elektronicznego, środowiska użytkownika czy działania platformy. Nie należy zakładać, że każdy komunikat techniczny oznacza skuteczne złożenie oferty albo przeciwnie – jej brak.
W postępowaniu prowadzonym elektronicznie kluczowe znaczenie ma możliwość wykazania momentu dokonania czynności oraz treści dokumentu przekazanego zamawiającemu. Dlatego podstawowym działaniem jest zabezpieczenie wszystkich śladów technicznych. Sam zrzut ekranu może być pomocny, ale przy sporze warto dysponować pełnym zestawem danych dotyczących operacji.
Pierwsze działania po wystąpieniu błędu
Wykonawca powinien niezwłocznie ustalić, czy oferta została faktycznie przekazana przed upływem terminu składania ofert oraz jaki status operacji został zapisany w systemie. Należy również zachować pliki źródłowe, plik zaszyfrowany, potwierdzenie wysłania, potwierdzenie odbioru oraz komunikaty wyświetlane przez system.
Jeżeli błąd wystąpił przed terminem składania ofert, priorytetem jest ponowne wykonanie procedury zgodnie z instrukcją platformy, o ile system i dokumenty zamówienia na to pozwalają. Jeżeli termin już upłynął, sytuacja jest znacznie bardziej złożona. Wtedy kluczowe staje się ustalenie, czy oferta została skutecznie złożona, a problem dotyczy wyłącznie jej późniejszego odszyfrowania.
Po wystąpieniu błędu należy zabezpieczyć następujące materiały:
- Plik oferty w dokładnej wersji użytej przy składaniu.
- Plik zaszyfrowany przekazany za pośrednictwem systemu.
- Potwierdzenia wysłania i odbioru wygenerowane przez platformę.
- Zrzuty ekranu wraz z datą i godziną wystąpienia komunikatu.
- Logi aplikacji lub przeglądarki, jeżeli są dostępne.
- Korespondencję z pomocą techniczną platformy oraz numer zgłoszenia.
Warto także odnotować wersję przeglądarki, system operacyjny, rodzaj użytego podpisu elektronicznego oraz moment rozpoczęcia i zakończenia operacji. Te dane pozwalają później odtworzyć przebieg czynności i oddzielić błąd użytkownika od problemu po stronie systemu (klika dodatkowych informacji pod tym linkiem).
Co zrobić, gdy zamawiający uznaje ofertę za niezłożoną?
W takiej sytuacji należy przede wszystkim zażądać informacji pozwalających ustalić, jaki status miała przesłana wiadomość lub plik w systemie zamawiającego. Istotne jest rozróżnienie pomiędzy brakiem oferty a techniczną niemożnością jej odszyfrowania.
Jeżeli wykonawca posiada dowody potwierdzające terminowe przekazanie pliku, powinien je przedstawić zamawiającemu bez zbędnej zwłoki. Jeżeli problem może mieć charakter systemowy, istotne znaczenie ma również dokumentacja operatora platformy. W sporze przed KIO dane techniczne mogą mieć znaczenie dowodowe dla ustalenia, czy wykonawca wykonał czynność w sposób wymagany przez dokumenty zamówienia.
Nie należy natomiast zakładać, że zamawiający może po terminie składania ofert przyjąć nowy, odszyfrowany plik oferty. Takie działanie mogłoby prowadzić do niedopuszczalnej zmiany oferty. Ocena zawsze wymaga odniesienia do tego, co zostało faktycznie przekazane przed upływem terminu.
Błąd deszyfracji należy więc traktować jako problem dowodowy i techniczny, a nie wyłącznie jako problem informatyczny. Najważniejsze są: dokładny czas operacji, identyfikacja przesłanego pliku, status transmisji oraz możliwość odtworzenia całego procesu. Im szybciej wykonawca zabezpieczy te dane, tym łatwiej ocenić zasadność dalszych działań wobec zamawiającego.